Een VIHB-registratie wordt sinds 1 januari 2018 afgegeven voor onbepaalde tijd. Wel moeten ondernemingen permanent aan de voorwaarden voor registratie voldoen. De NIWO controleert dit elke vijf jaar. Dit gebeurt zo veel mogelijk achter de schermen, onder andere via het Handelsregister van de KVK. Bij wijzigingen of onduidelijkheden vraagt de NIWO aan de onderneming om aanvullende gegevens aan te leveren.

Als een onderneming niet meer voldoet, wordt de VIHB-registratie doorgehaald. De onderneming staat dan niet meer op de VIHB-lijst: NIWO-ondernemersloket. Zoek: VIHB-registraties.

Omwisseling van VIHB-documenten met einddatum
Tot 1 januari 2023 zijn er VIHB-documenten in omloop, waarop een einddatum staat. Deze documenten worden ruim vóór afloop van de geldigheid vervangen door nieuwe VIHB-documenten. Eerst wordt er gecontroleerd of de onderneming aan de voorwaarden voldoet.

Nederlandse bedrijven met een Eurovergunning
Voor in Nederland gevestigde ondernemingen die een geldige, door de NIWO verleende Eurovergunning voor wegvervoer bezitten, is de screening gesynchroniseerd met de vijfjaarlijkse verlenging van de Eurovergunning. Als de Eurovergunning wordt verlengd, voldoet de onderneming ook aan de voorwaarden voor de VIHB-registatie.

Nederlandse bedrijven zonder Eurovergunning
Voor in Nederland gevestigde ondernemingen zonder Eurovergunning controleert de NIWO onder andere het Handelsregister van de KVK. Alleen als er wijzigingen of onduidelijkheden zijn, vraagt de NIWO om aanvullende gegevens. 

Buitenlandse bedrijven op de VIHB-lijst
Aan buitenlandse ondernemingen vraagt de NIWO per e-mail om actuele informatie, zodat tenminste elke vijf jaar kan worden vastgesteld of (nog steeds) aan de voorwaarden van VIHB-registratie wordt voldaan.