e-CMR, de digitale vrachtbrief

De e-CMR wordt gebruikt als alternatief voor de papieren vrachtbrief bij vervoer binnen de Benelux. De vrachtbrief (of CMR) is een qua aantallen zeer belangrijk document, waarvan er binnen de Benelux jaarlijks 70 miljoen worden uitgegeven. Tot 2016 waren vrachtbrieven alleen in papieren vorm toegelaten. In 2017 zijn de Benelux-landen een proef gestart. Transporteurs kunnen sindsdien binnen de Benelux gebruik maken van de digitale vrachtbrief (e-CMR), mits zij deze betrekken van één van de e-CMR leveranciers die in het kader van de proef zijn toegelaten. De proef loopt tot 20 augustus 2025.

De NIWO heeft in Nederland erkenningen verstrekt aan softwareleveranciers van e-CMR software. 

Lijst erkende e-CMR softwareleveranciers

Proef eCMR verlengd

De proef met de digitale vrachtbrief, de e-CMR, is tot 20 augustus 2025 verlengd. Dit heeft het Benelux Comité van Ministers in december 2020 besloten. De eerste pilot heeft goede resultaten opgeleverd: een digitale vrachtbrief bleek, vanuit perspectief van handhaving- en controle, onder bepaalde voorwaarden minstens even veilig en betrouwbaar als een papieren vrachtbrief. Deze eerste pilot liep eind 2020 af. Vervoerders kunnen door de verlenging tot 20 augustus 2025 gebruik blijven maken van de voordelen van de e-CMR.

Het gebruik van het aantal vrachtbrieven is sinds het begin van de pilot (2017) gestegen. Tijdens de coronacrisis nam het gebruik van de digitale vrachtbrief zelfs met 50% toe. De e-CMR is een 'touchless' alternatief voor de papieren vrachtbrief die van hand tot hand gaan, en dus een risico vormen in relatie tot het coronavirus.

e-CMR in heel Europa

De pilot is ook verlengd met het oog op de implementatie van de Electronic Freight Transport Information verordening (eFTI). Deze is sterk op de Benelux-proef geïnspireerd. Deze verordening verplicht overheden grote delen van de e-CMR digitaal te accepteren vanaf augustus 2025. Om dit mogelijk te maken, en het gebruik van de e-CMR verder te promoten, wordt binnen het kader van de Benelux pilot een Access Point ontwikkeld. Dit maakt het delen van de data tussen overheden, vervoerders en autoriteiten gemakkelijker. Verwacht wordt dat dit Access Point in 2021 wordt gerealiseerd. Vervoerders merken in eerste instantie niets van deze wijziging: zij kunnen gewoon gebruik blijven maken van de e-CMR zoals zij gewend zijn. Gedurende de looptijd van de proef kan stapsgewijs uitgebreid worden met bijkomende serviceproviders en bijkomende functionaliteiten. 

Via de Benelux-proef, die als ‘living lab’ kan fungeren, kunnen de Benelux-landen mede richtinggevend zijn voor de wijze waarop de Verordening geïmplementeerd wordt. Het is de bedoeling dat het e-CMR-platform tegen 2025 uiteindelijk geïntegreerd zal worden in de Europese eFTI platform structuur.

De eerste pilot

Op 1 december 2017 startte de driejarige Benelux pilot voor het gebruik van de digitale vrachtbrief (e-CMR) voor het intra-Benelux wegvervoer. De drie Benelux-landen willen met deze pilot op grensoverschrijdend niveau onderzoeken of de e-CMR als controle instrument minimaal net zo betrouwbaar en veilig is als de papieren versie ervan.

Het uiteindelijke doel  van de pilot is om, vanuit controle oogpunt, na te gaan of en onder welke voorwaarden de e-CMR als volwaardig alternatief toegelaten kan worden in het internationale wegtransport. Daarom zijn voor de opzet van deze pilot de bepalingen gehanteerd uit het in 2008 tot stand gekomen e-protocol bij het CMR verdrag.

Vanaf 1 maart 2018 mogen op te maken e-CMR’s in het kader van de pilot daadwerkelijk worden gebruikt, binnen de voorwaarden die gesteld zijn aan de pilot. De gedetailleerde opzet en inhoud van de pilot, alsmede de daaruit voortvloeiende verplichtingen voor partijen, zijn vastgelegd in een zogenaamde Beschikking van het Comité van Ministers van de Benelux Unie. De pilot eindigt op 1 december 2020.
Beschikking intra-Benelux proefproject met de digitale vrachtbrief
 
Toepassingskader 

De pilot is beperkt tot het intra-Benelux vrachtvervoer en kan zowel het vervoer tussen de Benelux-landen betreffen, als nationaal vervoer, inclusief cabotage. Er is geen maximum gesteld aan het aantal deelnemende transporteurs en ook niet aan het aantal aan te maken e-CMR’s. 

Alleen softwareleveranciers die economische activiteiten verrichten in verband met het leveren van technologie in één van de Benelux-landen mogen een aanvraag indienen. Er is voorlopig nog geen maximum gesteld aan het aantal softwareleveranciers dat toegelaten kan worden in het kader van de pilot. Aanvragen voor een erkenning e-CMR zullen op volgorde van binnenkomst worden behandeld. Bij een voldoende aantal aanvragen voor de pilot, kan besloten worden om geen nieuwe softwareleveranciers meer toe te laten tot de pilot.

Aanvraag erkenning e-CMR software

Softwareleveranciers kunnen tot negen maanden na de start van de pilot, dus vanaf 1 december 2017 tot 1 september 2018, een aanvraag indienen voor erkenning van de e-CMR software en zo toegelaten worden tot de pilot. De aanvraag moet ingediend worden bij de daartoe bevoegde autoriteit. Binnen maximaal drie maanden na indiening van de aanvraag wordt een beslissing genomen.

In het kader van de pilot worden voor het krijgen van een erkenning bepaalde eisen gesteld aan:

• de inhoud, de nummering en het gebruik van de e-CMR,

• de softwareleveranciers en aan de door hen aan te leveren technologie voor de aanmaak van e-CMR’s

• de informatieverschaffing aan de controlerende instanties.

 
De bevoegde autoriteiten

Bij de in het kader van de pilot aangewezen bevoegde autoriteiten is informatie te verkrijgen over de precieze voorwaarden waaraan een softwareleverancier moet voldoen om toegelaten te worden tot de pilot en op welke wijze en waar een aanvraag kan worden ingediend.

In Nederland is de NIWO door het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat aangewezen als de bevoegde autoriteit.

Aanvragen

De erkenning e-CMR vraagt u aan via het NIWO-ondernemersloket. U logt in met eHerkenning op niveau 3 (EH3). Daarmee identificeert u zich als gemachtigde van de onderneming. Vul daarna het webformulier in en upload de bewijsstukken. De aanvraag kunt u tussentijds opslaan en op een later moment indienen. Het is ook mogelijk om een aanvraag schriftelijk in te dienen. U kunt het aanvraagformulier en de bijbehorende toelichting downloaden en printen.

Ondernemersloket -> Erkenning e-CMR

Een aanvraag moet voorzien zijn van de volgende (bewijs)stukken: 

• een uittreksel inschrijving in een buitenlands handelsregister (indien van toepassing),
• bewijsstukken ter onderbouwing van economische activiteiten in Nederland (facturen, contracten met opdrachtgevers, enz.),
• een (voorbeeld)afschrift van de e-CMR,
• een (upload van een) beschrijving van de wijze van ondertekening,
• kopie ISO-certificaat en/of een (uploads van) beschrijving ten aanzien van informatiebeveiliging,
• een (upload van een) beschrijving toepassing Privacy regelgeving, en
• een aantal inloggegevens voor toegang tot de data van de e-CMR’s en de lijst van gebruikers.
• In sommige gevallen zijn meer bewijsstukken vereist. De NIWO informeert u daarover na het indienen van uw aanvraag.

Bij de aanvraag vraagt de NIWO om:

• een engagement t.a.v. uitwisseling data met Benelux (toekomst),
• het verstrekken van inloggegevens voor toegang tot e-CMR data,
• toestemming voor het delen van inloggegevens met BE en LUX,
• toestemming te verlenen voor het uitvoeren van een eventuele security check op locatie, en
• een verbintenis om verplichtingen van de Benelux pilot na te leven.

Tarief
Er worden geen kosten in rekening gebracht.

Behandelingstermijn
De NIWO moet binnen maximaal 3 maanden beslissen. Voor alle ingediende erkenningsaanvragen geldt dat de behandeltermijn van drie maanden ingaat op de dag volgend op de dag van de gedane aanvraag of, indien officieus ingediend, op 2 december 2017. Deze wettelijke termijn begint zodra alle noodzakelijke gegevens voor de beoordeling van de aanvraag zijn ontvangen. 

Beslissing
Per aangetekende post ontvangt de aanvrager de beslissing op de aanvraag in de vorm van een beschikking. De beslissing kan zijn dat: 

• een aanvraag niet-ontvankelijk (oftewel buiten behandeling) wordt verklaard,
• een aanvraag wordt afgewezen, of
• een aanvraag wordt toegewezen en u krijgt een ‘erkenning e-CMR’.

Als de aanvraag is toegewezen, ontvangt u gelijktijdig met de beschikking het erkenningscertificaat. 
 
Kennisdeling met België en Luxemburg
De Benelux landen erkennen elkaars beslissingen en stellen elkaar continue in kennis van:

• de genomen beslissingen,
• de door de leverancier bij de NIWO aangemelde gebruikers van de e-CMR, en
• de uitsluiting van een erkende leverancier wanneer de gebruikte e-CMR technologie niet meer voldoet aan de gestelde vereisten.

Bezwaar en beroep
Op de aanvraagprocedure erkenning e-CMR is de Algemene wet bestuursrecht van toepassing. Dit betekent dat u bij een niet-ontvankelijk verklaring of een afwijzing van uw aanvraag binnen 6 weken bezwaar kunt maken bij de NIWO.

Hoe behandelt de NIWO een aanvraag?

Vanaf 1 december 2017 kunnen softwareleveranciers gedurende negen maanden een aanvraag erkenning e-CMR indienen. Aanvragen die op of ná 1 september 2018 worden ingediend worden niet meer in behandeling genomen. Aanvragen worden op volgorde van binnenkomst behandeld.
 
De erkenning houdt in dat de softwareleverancier de e-CMR commercieel mag aanbieden voor de uitvoering van intra-Benelux wegvervoer. De driejarige Benelux pilot waarbij vervoerders gebruik mogen maken van een e-CMR eindigt op 1 december 2020.

Een aanvraag erkenning e-CMR bestaat uit de volgende onderdelen:

• ontvankelijkheidstoets
• opbouw e-CMR
• ondertekening
• ISO-certificering en/of security check
• privacy
• controle
• interoperabiliteit
• afsluiting

De NIWO controleert eerst de ontvankelijkheid van de aanvraag (inschrijving in een handelsregister, economische activiteiten in Nederland) en bevestigt de ontvankelijkheid. Is de aanvraag,(nog) niet-ontvankelijk, dan geeft de NIWO de aanvrager twee weken de tijd om dit te herstellen. Indien geen herstel of reactie volgt dan wordt de aanvraag niet-ontvankelijk verklaard.

Dan volgt de inhoudelijke behandeling van de aanvraag. De NIWO bekijkt op alle onderdelen of de e-CMR software voldoet aan de gestelde eisen. Voor beoordeling van de technische onderdelen schakelt de NIWO een deskundige in.
 
Bij het onderdeel ‘ISO-certificering en/of security check’ is de vraag of de aanvrager een ISO-27001 certificering heeft leidend voor de informatie over databeveiliging. Wanneer de aanvrager daar ‘ja’ op antwoordt, is dit onderdeel direct afgerond. Wanneer de aanvrager daar ‘nee’ op antwoordt, wordt een security check op locatie (door de ingeschakelde deskundige) uitgevoerd. De security check duurt maximaal 1 dag.
 
Na de security check stuurt de ingeschakelde deskundige een schriftelijk (niet bindend) advies aan de NIWO. De NIWO beoordeelt het advies van de ingeschakelde deskunidge en bekijkt of aanvullende vragen aan de aanvrager nodig zijn of dat een beslissing op de aanvraag kan worden genomen. Bij een negatief advies geeft de NIWO de aanvrager de gelegenheid om de e-CMR binnen 3 weken (technisch) aan te passen, voordat de NIWO een beslissing op de aanvraag neemt. 

De NIWO schakelde in 2017 Databyte in als deskundige. In 2024 is dat TriOpSys.

Voorwaarden

De NIWO toetst een aanvraag van een softwareleverancier voor een erkenning e-CMR aan de volgende voorwaarden:

Voorwaarden ontvankelijkheid

1. de aanvraag is vóór 1 september 2018 bij de NIWO ingediend.
2. de softwareleverancier moet aantonen dat hij in Nederland economische activiteiten verricht in verband met het leveren van technologie.
3. de e-CMR wordt alleen verstrekt aan opmakers (degene die als eerste een bestand genereert op de e-CMR) die gevestigd zijn in één van de Benelux-landen.

Voorwaarden inhoudelijk

1. de e-CMR is uniek genummerd en de nummering is doorlopend.
2. de unieke nummering laat zien wie de softwareleverancier is.
3. de unieke nummering laat zien in welk Benelux-land de opmaker van de e-CMR gevestigd is.
4. de e-CMR is gewaarmerkt met een betrouwbare digitale ondertekening waarbij de koppeling met de e-CMR is gewaarborgd.
5. de e-CMR is toegankelijk voor de relevante partijen, waaronder controleurs.
6. de e-CMR kan door de relevante partijen gedownload worden.
7. de e-CMR is toegankelijk in het voertuig en kan op elk verzoek van een controleur worden getoond, gedownload en digitaal worden toegestuurd.
8. de e-CMR kan door de vervoerder die het gebruikte minstens 5 jaar na de datum van het vervoer worden bewaard op zodanige wijze dat controle van de e-CMR ook na het vervoer kan plaatsvinden.
9. de e-CMR vermeldt minimaal alle gegevens die de papieren vrachtbrief ook vermeldt en het kenteken.
10. van de e-CMR kan een papieren afschrift beschikbaar worden gesteld.
11. de softwareleverancier vermeldt bij zijn aanvraag uitleg over de werking van het systeem en onderbouwt met documentatie dat wordt voldaan aan artikelen 1 tot en met 6 van het e-CMR Protocol.

Verplichtingen softwareleverancier na erkenning

• de softwareleverancier meldt minstens eens per drie maanden alle relevante wijzigingen die aan het systeem zijn aangebracht.
• de softwareleverancier meldt elke vervoerder, afzender, commissionair die gebruikt maakt van zijn e-CMR onmiddellijk aan de NIWO.
• de softwareleverancier houdt een lijst bij van de via de door deze leverancier ontwikkelde technologie opgemaakte e-CMR’s waarop het nummer, de datum van opmaak, de naam en het adres van de opmaker en van de gebruikers aangegeven zijn, en maakt deze lijst minstens eens per drie maanden kenbaar aan de NIWO.
• de softwareleverancier verstrekt in geval van twijfel over de echtheid van de e-CMR informatie aan controleurs.

Na erkenning e-CMR

Meldplicht gebruikers e-CMR

De erkende leverancier meldt elke vervoerder, afzender, commissionair die gebruikt maakt van zijn e-CMR onmiddellijk aan de NIWO. Daarnaast houdt de erkende leverancier een gedetailleerde lijst bij van de via de door deze leverancier ontwikkelde technologie opgemaakte e-CMR’s waarop het nummer, de datum van opmaak, de naam en het adres van de opmaker en van de gebruikers aangegeven zijn. De leverancier maakt deze lijst minstens eens per drie maanden kenbaar aan de NIWO.
 
Meldplicht wijzigingen software e-CMR

Wijzigingen aan het systeem kunnen ertoe leiden dat de databeveiliging, integriteit van de data, niet meer aan de eisen voldoet zoals deze bij uw aanvraag zijn getoetst en goedgekeurd. Het is aan de erkende leverancier om in te schatten of een wijziging van invloed kan zijn op het e-CMR proces.
De erkende leverancier meldt daarom minstens eens per drie maanden, aan het begin van elk kwartaal (van een kalenderjaar) alle relevante wijzigingen die aan het systeem zijn aangebracht. Indien wijzigingen direct impact hebben op de informatiebeveiliging, data integriteit of manier van werken, dient dit door de erkende leverancier onmiddellijk aan de NIWO te worden gemeld.
 
Er vindt na melding van een dergelijke wijziging een controle plaats om vast te stellen in hoeverre de wijzigingen afbreuk doen aan alle eerder gestelde eisen. Op deze manier kan de impact bepaald worden en kunnen eventuele maatregelen worden afgesproken. Indien de wijzigingen aan het systeem de erkenning e-CMR in het geding brengen, geeft de NIWO de erkende leverancier een hersteltermijn van 3 weken waarbinnen wordt aangetoond dat de informatiebeveiliging op orde is. Wanneer de informatiebeveiliging niet meer op orde is, kan de erkenning e-CMR worden ingetrokken.

Voor beoordeling van de technische onderdelen schakelt de NIWO een deskundige in. In 2024 is dat TriOpSys.