De vervoersmanager is degene met de vereiste vakbekwaamheid (het vakdiploma 'Vakbekwaamheid Ondernemer beroepsgoederenvervoer over de weg'). De vervoersmanager moet een woonplaats hebben in de Europese Unie.

Een interne vervoersmanager geeft daadwerkelijk leiding aan de vervoersactiviteiten van de onderneming en heeft een reële band met de onderneming, bijvoorbeeld als werknemer, directeur of eigenaar. Indien de vervoersmanager in loondienst is, moet een arbeidsovereenkomst worden overgelegd. Een interne vervoersmanager mag leiding geven aan één vervoersonderneming, twee gescheiden ondernemingen die een fiscale eenheid vormen dan wel als één onderneming kunnen worden beschouwd of één holding met een onbeperkt aantal voertuigen. Indien de interne vervoersmanager slechts voor een beperkt aantal uren is aangesteld, dan zal deze interne vervoersmanager getoetst worden aan de voorwaarden gesteld aan de externe vervoersmanager. Als de onderneming niet beschikt over een interne vervoersmanager, kan er een externe vervoersmanager worden aangetrokken.

De externe vervoersmanager moet, in verhouding tot de omvang van de vervoersactiviteiten, daadwerkelijk leiding geven aan de vervoersactiviteiten van de onderneming, moet op grond van een managementovereenkomst werkzaam zijn, waarin in ieder geval de verantwoordelijkheden als vervoersmanager staan, het aantal uur en de vergoeding die hij/zij daarvoor ontvangt. De externe vervoersmanager mag niet tevens werkzaam zijn bij of voor de opdrachtgever van de vervoersonderneming waarbij hij de vakbekwaamheid inbrengt. De externe vervoersmanager mag ook – in de hoedanigheid van vervoersmanager – geen beheerder van vervoersactiviteiten zijn van meer dan vier verschillende vervoersondernemingen met een totaal wagenpark van maximaal 50 vrachtauto’s. Deze regel geldt ook voor de interne vervoersmanager, wanneer deze bij meerdere ondernemingen vervoersmanager is (max. 4 ondernemingen met max. 50 voertuigen).