Privacy verklaring
De NIWO verwerkt persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In de privacyverklaring staat een link naar de rechten van betrokkenen. Hierin leest u wat deze rechten inhouden en hoe u gebruik kunt maken van uw rechten.
De NIWO is de vergunningverlener voor het wegtransport. Op grond van de Wet wegvervoer goederen (WWG) geeft de NIWO Eurovergunningen af aan Nederlandse transportbedrijven die goederen vervoeren over de weg. Verder verstrekt de NIWO ondermeer bestuurdersattesten voor niet EU-chauffeurs, ritmachtigingen en CEMT-vergunningen. Ook beheert de NIWO de VIHB-lijst van afvalinzamelaars, -vervoerders, -handelaren en -bemiddelaars.
De NIWO verwerkt persoonsgegevens ten behoeve van een goede uitvoering van de aan haar toebedeelde taken op het gebied van het goederenvervoer over de weg. De NIWO is als verwerkingsverantwoordelijke verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens. In deze verklaring wordt onder andere vastgelegd op welke grondslag en met welke doelen de NIWO persoonsgegevens verwerkt. Tevens schetst dit document de rechten van betrokkenen.
1. Reikwijdte
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle publieke taken en processen waar de NIWO verantwoordelijk voor is en waarbij persoonsgegevens worden verwerkt (al dan niet door derden) en omvat alle informatiesystemen die de NIWO gebruikt waarin persoonsgegevens worden verwerkt en alle ruimten en devices die door NIWO-medewerkers worden gebruikt waar(op) persoonsgegevens worden verwerkt.
2. Juridisch kader
Het verwerken van persoonsgegevens is gebonden aan de voorwaarden als bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige privacywet- en regelgeving. Zo mogen persoonsgegevens alleen worden verwerkt indien daar een grondslag voor is en mogen deze gegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden gebruikt (artikel 5 lid 1 sub b van de AVG). De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (art. 4 AVG):
Persoonsgegevens: Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (“de betrokkene”). Dit betekent dat informatie direct over iemand gaat of naar een persoon te herleiden is.
Verwerking van persoonsgegevens: Een verwerking is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, onder andere: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander en vernietigen. Hieruit blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.
Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of organisatie die alleen, of samen met een ander, het doel en middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Verwerker: De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.
Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.
3. Welke gegevens verzamelt de NIWO
De NIWO heeft als doel het bevorderen van het goed functioneren van de markt van het binnenlands en grensoverschrijdende beroepsgoederenvervoer over de weg. De NIWO realiseert dit door het uitvoeren van wettelijk opgedragen taken en werkzaamheden, waaronder:
- verlening, verlenging en intrekking van communautaire vergunningen (Eurovergunning);
- jaarlijkse beoordeling van risicobedrijven;
- toetsing en intrekking van binnenlandse vergunningen;
- verlening en intrekking van CEMT-vergunningen, ritmachtigingen en bestuurdersattesten;
- beheer van gegevensbestanden en het verstrekken van gegevens uit die bestanden.
In dit kader verwerkt de NIWO verschillende categorieën persoonsgegevens zoals 1. naam en contactgegevens, BSN e.d., 2. gegevens die vastgelegd worden wanneer er (telefonisch) contact is met medewerkers van NIWO, 3. gegevens die vastgelegd worden als de website bezocht wordt of de nieuwsbrief wordt gelezen en 4. in sommige gevallen worden ook strafrechtelijke gegevens en kredietgegevens verwerkt.
1. Naam en contactgegevens, BSN e.d.
Dit zijn de gegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum en Burger Service Nummer (BSN) e.d., die u zelf invoert, wanneer u een aanvraag voor een vergunning doet of een verlenging daarvan aanvraagt. Ook vallen hieronder de naam en contactgegevens van natuurlijke personen, die een nauwe band hebben met de onderneming, zoals bijvoorbeeld vervoersmanagers en de bestuurders van de wegvervoerondernemingen.
2. Gegevens die vastgelegd worden wanneer er (telefonisch) contact is met medewerkers van de NIWO
Wanneer u via e-mail of telefonisch contact hebt met medewerkers van NIWO, dan leggen we deze contactmomenten vast in ons systeem. Telefoongesprekken kunnen opgenomen worden met het oog op trainingsdoeleinden of om fraude te voorkomen of te bestrijden.
3. Gegevens die vastgelegd worden als de website bezocht wordt of de nieuwsbrief wordt gelezen
Wanneer u de NIWO website bezoekt, registreren we uw IP-adres. Zie paragraaf 6 voor het cookie beleid. Als u een nieuwsbrief van de NIWO ontvangt, wordt vastgelegd wanneer u deze nieuwsbrief opent of wanneer u op een link klikt.
4. Verwerking van strafrechtelijke gegevens
Voor een aantal van door de NIWO uitgegeven vergunningen is het wettelijk verplicht om een verklaring van gedrag (VOG) te verstrekken.
5. Kredietgegevens
Wanneer u een aanvraag doet voor een vergunning of een verlenging daarvan, moet u kunnen aantonen kredietwaardig te zijn. Hierbij ziet de NIWO uw financiële gegevens. U bepaalt altijd zelf wat u aantoont om voldoende kredietwaardig te zijn, naast de verplichte accountantsverklaring.
4. Met welk doel gebruikt de NIWO uw gegevens?
De NIWO gebruikt uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden: (1) voor het kunnen afgeven van verschillende vergunningen of de verlenging daarvan, (2) voor onderzoek om deze (verlenging van) vergunningen te kunnen afgeven indien dit niet in eerste instantie kan, (3) ten behoeve van het openbaar elektronisch register, (4) voor eigen administratie en het voldoen aan wet- en regelgeving.
- Wanneer u (een verlenging van) een vergunning aanvraagt, worden uw in paragraaf 3 sub 1, 4 en 5 beschreven gegevens gebruikt. Deze gegevens zijn volgens wet- en regelgeving (o.a. art. 5 en 6 WWG) nodig om de vergunningen te kunnen afgeven. Uw contactgegevens worden bovendien gebruikt om met u te kunnen communiceren als dit nodig is.
- Bij dit punt geldt hetzelfde als hierboven in paragraaf 4 sub 1 is geschreven.
- De NIWO is in de WWG de aangewezen “bevoegde instantie” in het goederenvervoer en verantwoordelijke voor het houden van een elektronisch register waarin bedrijfsgegevens en namen van vervoersmanagers zijn opgenomen. De wettelijk grondslag voor het houden van een dergelijk elektronisch register is te vinden in art. 4.1, eerste lid, sub g van de WWG. jo. art. 16 van verordening 1071/2009/EG. De in artikel 16, lid 2, onderdelen a tot en met d genoemde gegevens moeten openbaar toegankelijk zijn. De onder e en f genoemde gegevens zijn niet openbaar toegankelijk omdat het gaat om justitiële en strafvorderlijke gegevens waar alleen de betrokkene of bevoegde instantie over mogen beschikken. Het elektronisch register is op de website van de NIWO openbaar toegankelijk en door een ieder te raadplegen.
- De NIWO gebruikt uw persoonsgegevens voor interne, administratieve doeleinden, zoals de administratie en om te voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen.
5. Gegevens verstrekken aan derden
De NIWO kan uw gegevens uitwisselen met of beschikbaar stellen aan derden in het kader van de volgende doeleinden: met (overheids)instanties voor het uitvoeren van uw aangevraagde (verlenging van een) vergunning en met leveranciers van NIWO die ondersteunende diensten verlenen. Met laatstgenoemden sluit de NIWO verwerkersovereenkomsten waarin onder meer wordt bepaald dat zij vertrouwelijk met uw gegevens zullen omgaan en deze gegevens adequaat zullen beveiligen. Uitsluitend wanneer de NIWO hiertoe wettelijk verplicht is of er een samenwerkingsovereenkomst aan ten grondslag ligt, verstrekt de NIWO uw gegevens aan toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsinstanties.
Gesteld kan worden dat overheidsinstellingen waarmee de NIWO nauw samenwerkt ten behoeve van de toelating tot en het uitoefenen van het beroep van wegvervoeronderneming eenzelfde zelfde doel nastreven waardoor sprake is van een nauwe verwantschap tussen de doelen waar de NIWO de gegevens voor heeft verzameld en de doelen van de desbetreffende overheidsinstelling. Een overheidsinstelling zal over het algemeen ook aan de overige voorwaarden van artikel 5 AVG kunnen voldoen. Dit neemt niet weg dat de NIWO bij elk verzoek om gegevensverstrekking, ongeacht of de verzoekende partij een overheidsinstelling is, moet beoordelen of hiervoor een grondslag bestaat en of de doelen verenigbaar zijn. Gaat de NIWO uiteindelijk over tot het verstrekken van persoonsgegevens dan zal deze vorm van gegevensverwerking aan de privacy officer van de NIWO worden gemeld.
Ingeval een onderneming voor commerciële doeleinden de NIWO verzoekt om gegevens van vergunninghouders te verstrekken, kan aan de voorwaarden van artikel 5 AVG niet worden voldaan. Van een nauwe verwantschap tussen het doel waarvoor de NIWO de gegevens heeft verkregen en het commerciële doel van de onderneming is geen sprake. Om conform de AVG te handelen zal de NIWO een dergelijk verzoek afwijzen.
De NIWO verstrekt geen persoonsgegevens aan organisaties in landen buiten de Europese Unie en de EER, behalve aan Zwitserland. Dit land is door de Europese Commissie adequaat verklaard.
6. Cookie beleid
Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw computer, tablet of mobiele telefoon worden geplaatst als u de website bezoekt. De NIWO gebruikt alleen cookies, die noodzakelijk zijn om de website (goed) te laten functioneren. Het betreft zogenaamde functionele en analytische cookies. Het gebruik van dergelijke cookies is vrij toegestaan.
7. Hoe beveiligt de NIWO uw gegevens en hoe lang worden deze bewaard?
De NIWO heeft technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om uw gegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik, zoals onbevoegde inzage van gegevens. Zo wordt o.a. gebruik gemaakt van een firewall en zijn versleutelingsmaatregelen getroffen om te voorkomen dat onbevoegde derden toegang hebben tot gegevens. De NIWO houdt in dit opzicht rekening met de stand van de techniek en de kosten van de implementatie, zodat een passend beveiligingsniveau kan worden gegarandeerd met het oog op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen.
De NIWO bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of worden verwerkt. Uw gegevens worden zolang bewaard als dat nodig is om de doeleinden te realiseren zoals die in deze privacyverklaring zijn beschreven, maar in het algemeen niet langer dan 7 jaar, tenzij dat noodzakelijk is om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen of ten behoeve van potentiële geschillen. Wanneer de NIWO gegevens niet langer nodig heeft, worden deze vernietigd.
Wanneer u zich heeft opgegeven voor de nieuwsbrief, bewaart de NIWO uw gegevens om de nieuwsbrief te kunnen sturen totdat u aangeeft deze niet meer te willen ontvangen. Dat kan in ieder geval door middel van de link onderaan elk bericht.
8. Rechten van betrokkenen
De NIWO gaat veilig en zorgvuldig met uw persoonsgegevens om. Toch kan het voorkomen dat u meer wilt weten over hoe wij omgaan met uw gegevens of dat u het ergens niet mee eens bent.
Hier staat welke rechten u hebt. Rechten van betrokkenen
Indien u een klacht heeft over het gebruik van persoonsgegevens door de NIWO, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Melden datalek
De NIWO houdt zich aan de Meldplicht Datalekken. Dit betekent dat een ernstig datalek van persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering wordt gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Mocht u een onverhoopt een (mogelijk) datalek ontdekken? Meld dit s.v.p. zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen 24 uur nadat u het datalek heeft geconstateerd. Dit doet u door een e-mail te sturen aan de privacy officer (persoonsgegevens@niwo.nl). Vermeld daarbij a.u.b. ook een korte omschrijving van het datalek.
10. Contact
Voor vragen of opmerkingen over deze privacy verklaring kunt u contact opnemen met de privacy officer van de NIWO.
De privacy officer van de NIWO:
070 - 88 88 956
De functionaris gegevensbescherming van de NIWO:
De contactgegevens van de NIWO:
Veraartlaan 10
2288 MB Rijswijk
070 - 399 20 11
11. Nieuwe ontwikkelingen
De tekst van deze privacy verklaring kan door de NIWO worden aangepast gelet op nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld in het kader van wijzigingen in wet- en regelgeving. Wij raden u dan ook aan om deze tekst met enige regelmaat te raadplegen als u de website bezoekt.
Rijswijk, 11 juni 2018
